기록관리절차

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기록관리란?

기록을 적법·적절하게 생산·관리하여 효율적으로 사용하고 불필요한 기록을 폐기하고 증거적 가치나 영구보존 가치가 있는 기록을 보존하여 쉽게 검색하고 활용할 수 있게 하는 일을 말한다. 기록은 설명책임성(accountability)과 증거성을 갖는 기록된 정보를 의미한다. 정보화시대의 기록관리는 훨씬 복잡하고 다양하며 전문적인 업무로서, 단순한 문서보관을 기록관리라고 할 수 없다.

제1단계 : 처리과

  • 처리과 에서는 효율적으로 기록을 생산하고 이용하기 위한 목적으로 기록을 관리하며, 현행업무를 수행하는 중에 기록을 관리하는 것을 현행기록관리라고 한다.
  • 현행기록관리에서 중요한 것은 법률과 규정에서 요구되는 기록을 반드시 생산하여야 한다는 것과 꼭 필요한 기록을 경제적·효율적으로 생산해야 한다는 것이다.
  • 현행 업무 중에 생산된 기록물을 효율적으로 이용하기 위해서는 기록물을 적절하게 분류 및 편철하여야 하고 쉽게 찾을 수 있어야 한다.

제2단계 : 기록관

  • 기록관은 기록물의 보존·관리 및 활동 등 해당 기관 기록물 관리 업무의 전담기구 로서 해당 공공기관 기록물의 수집, 보존 및 활용하고, 영구 기록물관리기관으로의 기록물 이관 및 영구 기록물관리기관과의 협조에 의한 기록물의 상호활용 및 보존의 분담, 해당 공공기관의 기록물에 대한 정보공개청구의 접수 등 기록물 관리업무를 전담한다.
  • 기록정보센터로서의 기능 수행기관으로서 공무수행관련 각종 기록물을 관리하고, 기록정보를 신속하게 검색·활용하도록 함으로써 전자정부의 구현 및 행정의 경쟁력 강화에 기여하는 역할을 담당한다.
  • 기록관에서는 해당 기관의 기록관리 정책 및 업무절차를 수립하여야 하고, 기록의 지적 · 물리적 통제 및 기록물의 물리적 보호환경을 구축하여 기록물 관리에 최선을 다하며, 기록물의 보존기간 책정 지원, 보존가치의 잠정적 평가, 기관의 일반기록관리교육과 같은 핵심적인 업무를 수행한다.

제3단계 : 국가기록원

  • 국가기록원은 책임행정과 투명한 정부정책을 실현하기 위해 기록물의 생산과 관리에 관한 기본 정책을 결정하고 제도를 확립한다.
  • 증빙기록물과 역사기록물을 항구적으로 보존한다.
  • 보존 영구기록을 정리하여, 목록을 작성하고 열람 활용할 수 있게 준비하여 국민에게 필요한 정보를 제공한다.
  • 기록관리 기술 및 기법을 연구하고 표준화하여 이를 보급한다.
  • 일선 조직이나 기관에서 영구적으로 보존할 기록을 수집하거나 이관받아 정리하여 보존한다.
  • 공공기관의 업무수행과 관련하여 생산되고 국가적으로 보존할 가치가 높은 민간보유 기록물을 국가기록물로 지정·관리하여 민간보유 중요기록물의 훼손·멸실 방지와 공적 가치가 있는 기록물을 보존한다.
  • 공공기관의 기록물관리 추진실적을 종합평가하여 우수기관 및 유공공무원을 표창하여, 기록물관리 제도의 조기정착과 업무종사자들의 관심과 사기를 진작한다.

공공기관 연간 기록관리업무 <예시>

월별 기록관리업무 (1~12월) 현황표입니다.
1월 2월 3월
* 기록관리 자체 기본계획 수립(기록관)
* 기관 기록물담당자 실무교육 실시
(기록관)
* 기록물 정리(각 처리과)
* 전년도 기록관리기준표 고시
- 기록물정리기간 종료직후 관보 또는
홈페이지 등 정보통신망에 고시
* 기관 기록관리 평가자료 제출
4월 5월 6월
[기관 자체계획 기록업무]
예) 기록물이관(처리과->기록관)
-업무관리시스템 : 매1년 단위로 전년도
생산기록물 이관
-비전자기록물 : 기산일로부터 2년
이내에 이관
* 전년도 기록물 생산현황 통보
(처리과->기록관)
- 처리과 : 전년도 처리과 생산현황을
기록관으로 통보
- 기록관 : 처리과 및 소속기관 생산 현황
취합 및 확인
[기관 자체계획 기록업무]
예) 기관 자체 기록물 관리 지도 점검
예) 비공개기록물 공개여부 재분류
(재분류 연도부터 매 5년마다 실시)
7월 8월 9월
[기관 자체계획 기록업무]
예) 기록물 평가 및 폐기
* 전년도 기록물 생산현황 통보
(기록관->국가기록원)
- 처리과 및 소속기관 생산현황 취합 및
확인
[기관 자체계획 기록업무]
예) 처리과 기록관리기준표 정비
10월 11월 12월
* 기록관리기준표 협의
(기록관->영구기록물관리기관)
- 매년 10월31일까지 신청, 변경 단위
과제에 대해 영구기록물관리기관과
협의
* 다음연도 이관 기록물 현황 제출
- 이관 비치목록, 이관연장 신청서 등
제출
[기관 자체계획 기록업무]
예) 기록물정수점검(2년주기)
- 기록물점검계획서에 따라 실시
* 전자기록생산시스템 정리
- 업무관리시스템 : 과제관리카드 종결
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  • 담당부서 : 민원여권과 
  • 담당자 : 홍덕용
  • 연락처 : 051-610-4687
  • 최종수정일 : 2019-09-25
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