기록물 생산·등록 의무이행 지침

수  영  구

(민원여권과)

목   차

Ⅰ. 일반사항	1

1. 목적	1

2. 적용 및 범위	1

3. 근거	1

4. 관리방안	1

Ⅱ. 기록생산의무 이행 지침	2

ꊱ 조사․연구․검토서의 관리	2

1. 조사․연구․검토서의 종류	2

2. 조사․연구․검토서의 구성	2

가. 조사․연구․검토서의 작성 대상	2

나. 조사․연구․검토서의 구성	2

다. 조사․연구․검토서의 생산․등록․분류․편철	3

3. 조사․연구․검토서의 관리	3

가. 조사․연구․검토서의 생산관리	3

나. 조사․연구․검토서의 이관	4

다. 조사․연구․검토서의 관리	4

ꊲ 회의록 관리	5

1. 위원회 관리	5

가. 위원회 유형	5

나. 기관별 위원회 관리	5

2. 주요회의 지정 및 관리	5

가. 주요회의 지정	5

나. 회의록 의무작성 대상 주요회의 지정관리	5

3. 회의록의 구성	6

가. 회의록 작성대상	6

나. 회의록 구성요소	6

다. 회의록의 생산․등록․분류․편철	7

4. 회의록의 관리	7

가. 회의록의 생산현황보고	7

나. 회의록의 이관	8

다. 회의록의 관리	8

라. 회의록의 보호	8

마. 회의록 작성 예시	9

바. 위원회 관리카드 예시	10

ꊳ 시청각 기록물의 관리	11

1. 시청각 기록물의 정의 및 중요성	11

가. 시청각 기록물의 정의	11

나. 시청각 기록물의 중요성	11

다. 시청각 기록물의 종류	11

2. 시청각 기록물의 관리 절차	13

가. 시청각 기록물의 생산	13

나. 시청각 기록물의 저장	14

3. 시청각 기록물의 등록 및 정리	16

가. 등록대상 선정	16

나. 전자기록 생산시스템 등록	16

다. 시청각기록물의 정리	17

4. 시청각 기록물의 보존시설 및 환경	21

가. 시설·장비 기준	22

나. 보존환경	22

다. 보관함 및 보존용 포장재	23

5. 시청각 기록물의 이관	24

가. 이관을 위한 포맷 및 매체	24

나. 이관시기	25

다. 이관절차	25

라. 이관 후 보존관리	26

붙임 1 시청각 기록물의 등록 방법(예시)	27

Ⅲ. 기록등록의무 이행 지침	29

1. 기록물의 등록 의의	29

2. 등록대상 기록물	29

3. 등록시기	29

4. 첨부물 분리등록	30

기록물 생산·등록 의무이행 지침

❍ 생산 및 등록누락되기 쉬운 기록화 대상 기록물을 지정관리함으로써 중요기록물을 효율적으로 관리하고,

❍ 기록물 범위 확대 및 관리방식을 구체화하고자 함

Ⅰ		일 반 사 항

1. 목 적

○ 회의록, 조사·연구·검토서 및 시청각 기록물의 종류별 생산의무 이행을 위한 내부 지침으로, 대상 기록물에 대한 생산, 등록, 분류, 관리 등에 관한 사항을 규정

2. 적용대상

○ 공공기록물 관리에 관한 법률 제17에 규정한 생산의무 기록물로 공공기관의 회의에서 생산되는 회의록류와 업무추진과정에서 생산되는 연구용역보고서 등 조사·연구·검토서류와 시청각기록물이 해당된다.

3. 근 거

○ 공공기록물 관리에 관한 법률 제16조, 제17조

○ 공공기록물 관리에 관한 법률 시행령 제16조 ～ 제24조

○ 공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙 제4조 ～ 제14조

4. 관리방안

○ 관련 법령의 개정 및 기술의 발전, 행정업무 환경의 변화 등으로 본 지침의 수정이 필요한 경우 개정 추진하고 개정 시까지 본 지침을 따른다.

Ⅱ		기록물 생산의무 이행 지침

ꊱ 조사·연구·검토서 관리

1. 조사․연구․검토서의 종류

조사․연구․검토서는 공공기관이 업무수행과정에서 법령의 제･개정이나 대외관계, 업무계획 수립을 위한 사전조사 등의 목적으로 생산되는 조사서, 연구서, 검토서(검토보고서), 연구용역보고서, 정책연구용역 수행과정에서 발간되는 모든 결과물 및 최종결과물 등을 말한다.

2. 조사․연구․검토서의 구성

가. 조사․연구․검토서의 작성 대상

․공공기관은 아래 사항에 해당하는 경우 사전에 조사․연구․검토서를 작성하여야 한다. 이 때 조사․연구․검토서의 작성은 업무를 계획하거나 주관하는 처리과의 업무담당자가 작성하여야 한다.

․기록관리법 시행령 제17조제1항에서는 다음의 경우에 조사․연구․검토서를 작성 관리하여야 한다고 제시하고 있다.

- 법령의 제정 또는 개정관련 사항

- 조례의 제정 또는 개정이나 이에 상당하는 주요 정책의 결정 또는 변경

- 「행정절차법」에 의하여 행정예고를 하여야 하는 사항

- 국제기구 또는 외국정부와 체결하는 주요 조약․협약․협정․의정서 등

- 「국가재정법 시행령」제13조제1항 및 제14조에 해당하는 대규모 사업․공사

- 그 밖에 기록물관리기관의 장이 조사․연구서 또는 검토서의 작성이 필요하다고 인정되는 사항

나. 조사․연구․검토서의 구성

․조사․연구․검토서를 작성하는 경우에는 아래의 사항이 포함되어야 한다.

- 조사․연구 또는 검토 배경

․조사․연구 또는 검토가 필요하게 된 배경이 드러날 수 있도록 정확하게 기술하여야 한다.

- 제안자 등 관련자의 소속․직급 및 성명

․조사․연구․검토서의 작성과 관련하여 최초의 제안자 및 해당 과제를 수행하는 관련자의 소속 및 직급과 성명 등이 표시되어야 한다.

․공공기관 이외의 관련자인 경우에도 성명 등 필요사항이 확인될 수 있도록 표시되어야 한다.

- 기관장 또는 관계기관의 지시․지침 또는 의견

․조사․연구․검토서의 작성과 관련하여 지시사항 또는 지침․의견이 있는 경우 관련 사항이 포함되도록 하여야 한다.

예) 구청장 지시사항(‘00.00.00)에 의하여 조사범위 확대

- 관련 현황과 검토내용

․조사사항과 관련한 현황, 통계 등이 있는 경우 포함되어야 한다.

- 각종 대안과 조치의견

․조사․연구․검토서의 작성으로 도출된 대안 및 조치에 필요한 의견이 포함되도록 하여야 한다.

- 예상되는 효과 또는 결과의 분석

․조사․연구․검토서의 업무 적용 이후 예상되는 효과 또는 결과가 분석되어야 하며, 분석의 결과가 반영되어야 한다.

다. 조사․연구․검토서의 생산․등록․분류․편철

․처리과의 업무담당자는 조사․연구․검토서가 생산되면 소관 업무의 분류체계에 따른 기록물철(관리카드)에 분류하여 등록하여야 한다.

․조사․연구․검토서가 작성되면 전자기록생산시스템을 통하여 등록하여야 하며, 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관리 시스템을 통하여 등록할 수 있다.

․업무담당자는 기록관리기준표에 따라 처리과별 단위과제별로 해당기록물을 분류하여 관리하여야 한다.

공공기록물 관리에 관한 법률 시행령 부칙 제3조(분류 기준에 관한 경과조치)에 따라 시행령 제22조(기록물의 분류), 제23조(편철 및 관리), 제25조(기록관리기준표)의 개정 규정에 불구하고 지방자치단체는 2008년 12월 31일까지(업무관리시스템 도입전) 종전의 기록물 분류기준표에 따라 기록물을 분류 등록할 수 있다

․조사․연구․검토서의 등록은 법령과 공공기관에서 사용하고 있는 전자적 기록관리가 가능한 시스템에(現 : Smartflow)의하여 이루어지도록 하여야 한다.

․간행물 형태로 조사․연구․검토서가 생산되는 경우에 처리과는 당해 기관의 기록관(민원봉사과)을 통하여 간행물발간등록번호를 부여받아야 한다.

․업무관리시스템에 등록된 조사․연구․검토서는 편철된 것으로 본다.

․공공기관은 업무수행과정이 반영되도록 단위과제별로 기록물철을 만들어 해당 기록물을 편철하여야 한다. 이 경우 전자기록의 편철은 보관, 이관, 폐기 등 기록물 관리의 기본단위가 될 수 있도록 단위과제별로 생산된 전자기록물을 구조화하는 것을 말한다.

3. 조사․연구․검토서의 관리

가. 조사․연구․검토서의 생산관리

․공공기관은 조사․연구․검토서의 생산에 대한 정보가 전자적으로 관리되도록 하여야 한다. 전년도에 생산된 조사․연구․검토서의 생산현황은 처리과로부터 기록관으로 기록물 생산현황 정기 보고 및 기록관으로부터 소관 영구기록물관리기관으로 생산현황 통보 시에 함께 통보되도록 하여야 한다.

※매년 기록물정리기간에 전년도 생산된 조사․연구․검토서의 현황이 처리과별로 정리되어 생산현황과 함께 통보되도록 하여야 한다.

․조사․연구․검토서가 업무로부터 독립되어 별도로 생산되는 것이 아니라 업무수행과정에서 정책결정 등의 필요성으로 작성되는 것이므로 해당 업무의 정리결과에 반드시 포함되어 업무의 전 과정이 파악될 수 있도록 하여야 한다.

․조사․연구․검토서는 전자기록생산시스템(전자문서시스템 또는 업무관리시스템)을 통해서 관리되어야 하며, 생산정보를 관리하기 위해서는 다음의 요소들이 포함되도록 하여야 한다.

- 생산맥락정보

․기관명(코드), 부서명(코드), 기관주소, 작성자 이메일 및 전화번호 등

- 표제정보(제목)

․공식적으로 작성된 제목을 표제로 사용하여야 한다.

․필요한 경우 공식제목 이외에 부가제목을 사용한다.

- 저장정보

․기록물의 형태, 저장 매체(포맷형식), 용량 또는 쪽수, 전자기록물 여부

- 분류정보

․분류체계의 구분(단위과제정보를 포함)

- 생산정보

․생산자 관련 정보, 등록일자, 생산등록된 시스템 구분

- 권한정보

․공개여부, 접근권한 등

나. 조사․연구․검토서의 이관

․생산된 조사․연구․검토서는 공공기관 정책수행의 주요한 참고자료로서 기록관 및 소관 영구기록물관리기관 등 당해 기록물관리기관으로 이관되도록 하여야 한다.

․조사․연구․검토서의 이관 시기는 문서의 첨부물인 경우에는 당해 기록물철(관리카드)의 이관 시에, 간행물(전자간행물 포함)의 형태로 발간된 경우에는 발간된 후로부터 15일 이내(납본된 연구용역보고서는 제출받은 후)에 전자파일과 함께 이관하도록 하여야 한다.

다. 조사․연구․검토서의 관리

․기록관은 이관 받은 조사․연구․검토서 등을 업무참고 및 열람 등에 활용될 수 있도록 하여야 한다.

․조사․연구․검토서를 이관 받은 영구기록물관리기관은 당해 기록물이 안전히 보존될 수 있도록 관리번호를 부여하여 관리하여야 한다.(이 경우 간행물 형태의 조사․연구․검토서는 간행물발간등록번호로 대체)

ꊲ 회의록 관리

1. 위원회 관리

가. 위원회 유형

위원회는 헌법, 정부조직법, 행정기관의 조직과 정원에 관한 통칙, 위원회 설치를 규정한 개별법령, 기타 각 기관의 훈령․예규․조례․규칙 등으로 공공기관의 의사결정에 심의․자문․협의 등을 목적으로 설치되는 위원회, 심의회, 협의회, 간담회, 회의 등을 통칭한다.

나. 기관별 위원회 관리

․공공기관이 위원회를 설치하여 운영하는 경우 위원회의 운영에 따라 생산되는 회의록 등 기록물이 관리될 수 있도록 필요한 조치를 취하여야 한다.

․독립된 사무기구를 두고 있는 위원회는 해당 사무기구에서, 심의․자문․협의 등을 목적으로 공공기관에 설치되는 위원회는 해당 위원회의 회의를 주관(또는 간사)하는 공공기관의 처리부서에서 위원회 운영을 관리한다.

․위원회가 폐지되는 경우 해당 위원회에서 생산된 기록물 일체를 당해 기관의 기록관으로 이관하여 일괄해서 관리가 이루어질 수 있도록 하여야 한다.

2. 주요회의 지정 및 관리

가. 주요회의 지정 ▷ 붙임 1. 1 금정구 지정회의 목록 참조

개별법 또는 특별법에 따라 구성된 위원회 또는 심의회 등이 운영하는 회의, 지방자치단체장이 참석하는 회의, 시행령 제17조제1항 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항에 관한 심의 또는 의견조정을 목적으로 국장급 이상 공무원 3인 이상이 참석하는 회의, 그 밖에 회의록의 작성이 필요하다고 인정되는 주요회의의 회의록 생산의무를 지정할 수 있다.

나. 회의록 의무작성 대상 주요회의 지정 관리

․회의록 의무작성 대상 회의 개최시 반드시 회의록의 구성요건에 적합하게 회의록을 생산후 등록하여야 함

3. 회의록의 구성

가. 회의록 작성대상

․공공기관은 다음의 경우에 회의록을 작성하여야 한다. 이때 회의록의 작성은 관련 회의를 주관하는 처리과의 담당자가 작성한다.

․기록관리법 시행령 제18조제1항에서는 다음의 경우에 해당하는 회의를 개최하는 경우에 회의록을 작성 관리하여야 한다고 제시하고 있다.

- 대통령이 참석하는 회의

- 국무총리가 참석하는 회의

- 주요 정책의 심의 또는 의견조정을 목적으로 차관급 이상의 주요 직위자를 구성원으로 하여 운영하는 회의

- 정당과의 업무협의를 목적으로 차관급 이상의 주요 직위자가 참석하는 회의

- 개별법 또는 특별법에 따라 구성된 위원회 또는 심의회 등이 운영하는 회의

- 지방자치단체장, 교육감 및 「지방교육자치에 관한 법률」제34조에 따른 교육장이 참석하는 회의

- 시행령 제17조제1항 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항에 관한 심의 또는 의견조정을 목적으로 관계기관의 국장급 이상 공무원 3인 이상이 참석하는 회의

- 그 밖에 회의록의 작성이 필요하다고 인정되는 주요 회의

나. 회의록 구성요소

․위원회 운영을 주관(지원)하는 공공기관의 처리과는 위원회 등 회의가 개최되는 경우 회의록을 작성하여야 하며, 회의록 작성 시 포함되어야 하는 구성요소는 아래와 같다.

- 회의명

․회의의 정식명칭을 기재한다.

예) 주요업무 자체평가 위원회

- 회의개최기관

․회의의 주관기관 또는 회의록 작성부서의 명칭을 기재한다.

예) 기획예산실 기획담당

- 일시 및 장소

․회의의 운영과 관련한 일시 및 장소를 기재한다.

예) 2008.2. 23. 금정구청 2층 소의실

- 참석자 및 배석자 명단

․참석자 및 배석자의 성명, 직위 등을 기재한다.

- 회의진행순서

․회의의 개회부터 폐회까지 전체적인 진행 상황을 이해할 수 있도록 기재한다.

- 상정안건

․회의에 상정된 안건을 순서대로 기재한다.

예) 1. 2007년도 자체평가 및 성과 측정

2. 2008년 자체평가 과제 선정

- 발언요지

․회의 참석자들이 회의안건에 대하여 발언한 내용의 중요사항을 기재한다.

- 결정사항 및 표결내용

․회의의 정규안건 및 긴급안건(임시안건) 등 결정된 사항 및 표결이 있는 경우 표결의 내용이 기재되어야 한다.

․영구기록물관리기관의 장이 지정하는 주요회의에는 속기록 또는 녹음기록이 포함되어야 한다.(녹음기록인 경우에는 저장매체 및 저장 포맷에 대한 정보를 함께 기록으로 관리하여야 한다.)

다. 회의록의 생산․등록․분류․편철

․위원회를 주관(지원)하는 공공기관 처리과는 위원회 등의 운영으로 회의록이 생산되면 소관 업무의 분류체계에 따른 기록물철(관리카드)에 분류하여 등록하여야 한다.

․회의록의 등록은 관련법령과 표준에 의하여 공공기관에서 사용하고 있는 업무관리시스템 또는 전자문서시스템 등 전자적 기록관리가 가능한 시스템에 의하여 이루어지도록 하여야 한다.

․간행물 형태로 회의록을 발간하는 경우에 공공기관은 기록관을 통하여 간행물발간등록번호를 부여받아야 한다.

․공공기관의 업무관리시스템에 등록된 회의록은 편철된 것으로 본다.

4. 회의록의 관리

가. 회의록의 생산현황 보고

․위원회 운영을 주관(지원)하는 공공기관의 처리과는 회의록의 생산현황이 전자적으로 관리되도록 하여야 한다. 처리과는 기록관으로, 기록관은 소관 영구기록물관리기관으로 전년도에 생산된 회의록의 생산현황이 기록물 생산현황 정기 보고 시에 함께 통보되도록 하여야 한다.

․회의록의 생산정보는 전자기록생산시스템(전자문서시스템 또는 업무관리시스템)을 통해서 관리되어야 하며, 생산정보를 관리하기 위해서는 다음의 요소들이 포함되도록 하여야 한다.

- 생산맥락정보

․기관명(코드), 부서명(코드), 기관주소, 작성자 이메일 및 전화번호 등

- 표제정보(제목)

․공식적으로 작성된 제목을 표제로 사용하여야 한다.

․필요한 경우 공식제목 이외에 부가제목을 사용한다.

- 저장정보

․기록물의 형태, 저장 매체(포맷형식), 용량 또는 쪽수, 전자기록물 여부

- 분류정보

․분류체계의 구분(단위과제정보를 포함)

- 생산정보

․생산자 관련 정보, 등록일자, 생산 등록 된 시스템 구분

- 권한정보

․공개여부, 접근권한 등

나. 회의록의 이관

․생산된 회의록은 공공기관 의사결정의 주요한 참고자료로서 기록관 및 소관 영구기록물관리기관 등 당해 기록물관리기관으로 이관되도록 하여야 한다.

․회의록의 이관 시기는 문서의 첨부물인 경우에는 당해 기록물철(관리카드)의 이관 시에, 간행물(전자간행물 포함)의 형태로 발간된 경우에는 발간된 후로부터 15일 이내에 전자파일과 함께 이관하도록 하여야 한다.

다. 회의록의 관리

․기록관은 이관받은 회의록을 업무참고 및 열람 등에 활용될 수 있도록 하여야 한다.

․회의록을 이관받은 영구기록물관리기관은 당해 기록물이 안전히 보존될 수 있도록 관리번호를 부여하여 관리하여야 한다.(이 경우 간행물 형태의 회의록은 간행물발간등록번호로 대체)

․회의록을 관리하는 기관은 위원회 등의 운영실태 및 생산된 회의록의 관리 등을 위하여 필요시 회의록 관리카드를 작성하여 운영할 수 있다.

라. 회의록의 보호

․기록물관리기관의 장이 지정하는 주요회의의 경우 주요회의의 회의록을 등록․관리하는 처리과의 업무담당자는 해당 회의록을 등록하는 시점에 공개여부를 판단하여 등록하고, 등록된 사항에 따라 공개가 이루어질 수 있도록 관리하여야 한다.

․회의록을 생산․관리하는 공공기관은 비공개로 결정된 회의록이 비공개로 결정된 시기까지 보호될 수 있도록 필요한 조치를 하여야 한다. 이 경우 비공개 보호 기간은 10년을 초과하지 않도록 관리한다.

․다만 대통령이 참석하는 회의의 경우 15년까지 보호기간을 설정할 수 있다.

마. 회의록 작성 예시

위원회 운영으로 회의록이 생산될 때 별도의 회의록 서식이 정해져 있지 않은 경우 아래 서식을 참조로 위원회별 여건에 부합되도록 작성한다.

회의명	000위원회 제0차 회의 / 000위원회 전원회의
회의개최기관	금정구청(민원봉사과)
회의개최일시	00년00월00일 00:00~00:00
회의장소	금정구청 2층 소회의실
참석자명단	배석자가 있는 경우 배석자 명단 포함 (서면으로 작성하는 경우 위원 날인 / 전자문서로 작성하는 경우 위원 공람 또는 결재)
회의진행순서 1. 개회 2. 국민의례 3. 회의안건 상정 및 토의 4. 폐회
상정안건 1. 2. 3.
발언내용(속기록 또는 녹음기록인 경우 별첨 표시) ○ 발언자성명(직위) - 발언내용 ○ 발언자성명(직위) - 발언내용
결정사항 및 표결내용 ○ 결정사항 - 안건 0에 대하여 000 결정함 ○ 표결내용 - 안건 0에 대하여 000와 같이 표결함
비고	기타 회의 운영과 관련하여 참고사항

바. 위원회 관리카드 예시

위원회의 운영 및 생산기록물의 관리를 위하여 처리과별로 필요시 위원회 관리카드를 작성하여 운영할 수 있다.

위원회명	○○위원회	주관기관	○○○부		위원회성격		자문
담당부서	000과(담당자)			연 락 처		☏
						Fax)
위원회현황	1. 위원장 : 구청장 2. 위원 : 당연직 12명, 위촉직 25명 3. 위원자격요건 ①위촉직 : 국토계획에 관하여 학식·경험이 풍부한 자로서 25인 이내에서 구청장이 위촉 ②당연직 : 구청장, 부구청장, ○○○국장, ○○○과장, 등 8명 4. 위원임기 : 2년(1회에 한하여 연임 가능) 5. 소속 : 분과위 1 -분과위구성 : 중에서 위원장이 지명한 5인 이상 7인 이하의 자로 구성하고, 분과위원장은 ○○과장이 된다.
설치근거	국토기본법 제26조
설치연월일	1963년 1월 1일(최초)
설치목적	국토의 계획 및 이용에 관련되는 중요정책을 심의
주요업무	아래 사항에 대한 심의 및 자문을 수행함 1. 국토계획과 관련된 정책의 조정에 관한 사항 2. 국토종합계획에 관한 사항 3. 국토기본법 또는 다른 법률에서 국토정책위원회의 심의를 거치도록 한 사항
위원회 활동분석	1. 변경이력 -국토건설종합계획법에 의해 심의회에서 변경(2002.2.4) -법 시행으로 서해안개발추진위원회 규정 폐지(2002.12.18) 2. 위원회 개최실적 -2004년 3회(서면2) : 생산현황보고는 회의록작성1회, 서면결의 1회로 되어 있음(5.28, 6.30) -2005년 4회(서면4) : 10월30일 현재
이관계획수립 등	1. 2002년 이전 국토정책위원회, 국토건설종합계획심의회, 서해안개발추진위원회 등의 활동 및 생산현황 파악 2. 폐지된 위원회의 관련 회의록 등 이관조치
비 고

ꊳ 시청각기록물의 관리

1. 시청각기록물의 정의 및 중요성

가. 시청각기록물의 정의

․시청각기록물은 영상 또는 음향 기록물을 말한다.

※ 공공기관의 주요업무 추진과 관련하여 참가자들의 몸짓 및 목소리 톤 등 당해 현장의 생생한 느낌을 있는 그대로 기록하여 전달할 수 있도록 영상과 음성을 다양한 아날로그 및 디지털 기록매체에 수록한 것으로 사진․필름, 오디오, 비디오, 영화필름, 멀티미디어 콘텐츠 등을 말한다.

나. 시청각기록물의 중요성

․몸짓, 목소리, 감정 등 생생한 역사적 사실의 기록으로 높은 보존가치 보유

․현장의 모습을 있는 그대로 전달할 수 있는 기록으로 일반문서보다 전달효과가 큼

․정확히 검증된 정보자원 : 역사적, 행정적, 증빙적 자료

․기록당시의 기록매체 및 기술 등을 나타내는 문화 전달체

※ 과거에는 실록 등에 국왕의 목소리, 감정 등을 남길 수 없었으나, 현대에는 기술발전으로 이들 생생한 역사기록을 남길 수 있음

다. 시청각기록물의 종류

① 시청각기록물의 구분

․아날로그 시청각기록물의 종류

- 사진필름 : 찍고자하는 사물의 상이 가시광선․자외선․적외선․X-선․전자빔 등의 작용에 의해서 감광층(건판이나 필름) 위에 형성된 기록물

- 오디오 : 음성 및 음악 등의 소리를 기계적(음반류), 자기적(녹음테이프류), 광학적(녹음필름류) 등의 방식으로 녹음한 기록물

- 비디오 : 오디오에 대응하는 분야로, 텔레비전의 디스플레이 장치(브라운관, LCD 등)를 통하여 움직이는 사물의 상을 재현할 수 있도록 녹화한 기록물

- 영화필름 : 움직이는 사물의 상을 연속으로 촬영하여 기록한 필름

․디지털 시청각기록물의 종류

- 정지영상 : 찍고자하는 사물의 정지영상(影像)이 광전소자(CMOS, CCD등) 등을 통하여 디지털 저장 매체에 수록한 기록으로써 그 파일포맷은 TIFF, BMP, GIF, JPEG 등이 있음

- 사운드 : 아날로그-디지털 변환기를 통하여 음성 및 음악 등의 연속 신호를 디지털로 변환한 기록으로써 파일포맷은 AIF, WAV, MP3, AAC 등이 있음

- 동영상 : 디지털 비디오, 디지털 영화, 애니메이션, UCC 등 컴퓨터를 활용하여 움직이는 물체의 영상을 텔레비전의 영상처럼 재생 가능하게 만든 것으로써 파일포맷은 AVI, WMV, MPEG-2, MXF 등이 있음

② 시청각기록물의 종류별 매체

․아날로그 시청각기록물

아날로그 시청각기록의 매체는 기록종류별로 특성에 맞게 독자적으로 개발되었기   때문에 기록종류별로 특정 매체를 선택하여 기록한다.

종 류	매 체	주요 생산부서
사진필름	인화사진, 사진건판, 음화필름, 양화(슬라이드)필름, 의료용 X-선 필름 등	전부서, 보건소
오 디 오	녹음테이프(카세트, 릴, 카트리지 등), 음반(SP, LP 등), 녹음필름 등	전부서(회의 개최 녹취록 등)
비 디 오	비디오테이프(Betacam, VHS, U-matic 등)	문화공보과
영화필름	오리지날 네가티브, 마스터 포지티브, 듀프 네가티브, 프린트, 사운드 등	-

※ 비고 : 오디오․비디오테이프는 아날로그 자기매체로 자기매체 보존환경 속에서 관리되어야 함

․디지털 시청각기록물

디지털 시청각기록물은 정지영상, 사운드, 동영상 등 종류에 관계없이 전자기록물을 저장할 수 있는 모든 전자매체에 기록할 수 있으나, 전자매체 종류별로 저장용량 등이 구분되기 때문에 기록매체 선택 시 저장용량, 역사성, 이용 편의성 등을 고려하여 전자매체가 선호되는 경향이 있다.

예) 사  운  드 : CD 등

일반 동영상 : DVD 등

HD  동영상 : 디지털 테이프 등

종 류	매 체
자기매체	플로피디스크, 집드라이브, 디지털자기테이프, HDD 및 자기매체로 구성된 스토리지 등
광 매 체	LD, CD류, DVD류, HD-DVD류, MOD 및 광매체로 구성된 스토리지 등
기 타	플래시메모리(USB메모리, 메모리카드 등), SSD 및 이들로 구성된 스토리지 등

2. 시청각기록물의 관리절차

가. 시청각기록물의 생산

① 시청각기록물 생산대상

․공공기관은 업무수행과 관련하여 「공공 기록물 관리에 관한 법률 제17조」 및 「동법률시행령 제19조」에 따라 시청각기록물을 생산하여야 한다. 시청각기록물은 전자적 생산․등록․관리 원칙에 따라 주요상황을 시행 전․후를 체계적으로 파악할 수 있도록 생산되어야 한다.

․아래 사항은 공공기관 이외에서 생산된 시청각기록물 중 공공기관의 업무수행과 관련된 시청각기록물의 범주를 나타낸다. 이러한 시청각기록물은 보존가치를 판단하여 수집하고 등록 및 보존관리 하여야 한다.

1) 사진․이미지

․공공기관의 중요한 업무활동 및 기능 등을 묘사한 사진 및 이미지

․공공기관의 간행물, 전시물 및 홍보물 등에 사용하기 위하여 생산하거나 수집된 사진 및 이미지

․상급 기관의 주요 공직자 인물사진 등

2) 오디오

․공공 방송의 라디오 프로그램 중 당해 공공기관과 관련된 프로그램 및 주요 공직자의 연설, 대담, 인터뷰 등의 방송

․공공기관과 관련된 라디오 뉴스 및 정보 자료

․당해 공공기관과 관련된 광고 및 홍보 자료

․공공기관의 역사적 중요사건과 관련된 증언 등 구술 기록

․당해 공공기관의 승인 및 주도 하에 제작된 기록 등

3) 동영상

․공공 방송의 TV 프로그램 중 당해 공공기관과 관련된 프로그램 및 주요 공직자의 연설, 대담, 인터뷰 등의 방송

․공공기관과 관련된 TV 뉴스 및 정보 자료

․공공기관의 중요 운영 및 활동과 관련된 TV 방송 또는 영상 기록물(예 : 남북정상회담, 군사작전 등)

․당해 공공기관과 관련된 광고 및 홍보 영상

․당해 공공기관이 공익을 목적으로 직접 및 지원 제작한 프로그램 및 방송 기록 등

․미 방송 및 미 상영된 역사적 중요사건에 대한 영화필름 및 방송 프로그램

② 시청각기록물 생산자

1) 처리과(당해 업무의 소관부서 및 업무담당자)

․일반처리과 및 기관장실 등은 시청각기록물을 생산할 경우 시청각기록물 생산 전담부서(문화공보과 등)에 의뢰 및 스케줄링하여 시청각기록물을 생산할 수 있다.

- 전담부서가 시청각기록물을 생산한 경우, 당해 업무의 소관부서는 전담부서로부터 시청각기록물을 인계받아 활용(문서첨부 등)하여야 한다.

․시청각기록물 생산 전담부서를 통하여 생산할 수 없을 경우에는 소관부서 및 업무담당자 등이 직접 시청각기록물을 생산한다.

2) 시청각기록물 생산 전담부서(문화공보과 등)

․시청각기록물 생산 전담부서는 처리과로부터 생산 요청시 스캐줄링하여 시청각기록물을 생산하고, 생산 후 생산요청 부서와 협조하여 제목 또는 행사명, 내용요약, 참석 주요인물 등에 대한 정보를 기록화하여야 한다.

․시청각기록물을 자체 일정에 따라 생산할 경우에는 당해 시청각기록물에 대하여 체계적으로 이해할 수 있도록 각종 정보를 기록화하여야 한다.

나. 시청각기록물의 저장

공공기관에서 시청각 기록매체를 구매할 때, 보존 필요조건을 고려해야 한다. 대부분의 시청각 기록매체는 영구성을 위한 것이 아니라 실용성과 경제성을 고려하여 설계되고 제조된다. 따라서 장기보존을 위한 시청각기록물을 생산할 경우에는 다음과 같은 사항을 준수하여야 한다. 또한 열람․활용을 위해서는 별도로 사본을 제작하여 사용하여야 한다.

① 시청각 기록매체의 구매 및 선택

1) 아날로그 기록매체

․미사용 자기테이프, 영화필름, 필름 및 인화지 등을 구입할 경우 신뢰할 수 있는 브랜드의 최근에 제조된 제품을 구매한다.

․오디오, 비디오 등의 재수록 가능한 기록매체의 경우 재사용하지 않는다.

․음성 및 음악 등의 최초 녹음(원본제작)을 위하여 카세트테이프 보다 릴테이프를 사용하고, 활용하기 위한 사본 제작에는 카세트테이프를 사용한다.

․원본으로 VHS 비디오테이프 사용을 자제하고, 해상도에서 눈에 띄는 손실 없이 복사할 수 있는 전문가 포맷을 사용하라.

․사진․필름 재료 선택을 위해서는 촬영 환경 및 상태에 따라 제조사의 설명서를 준수하여 선택하라.

2) 디지털 기록매체의 구매 및 선택

․미사용 디지털 자기매체 및 광매체 등을 구입할 경우 신뢰할 수 있는 브랜드의 최근에 제조된 고품질 제품을 구매한다.

․생산단계에서는 다양한 종류의 디지털 기록매체를 이용할 수 있으나, 영구보존 또는 장기보존을 위해서는 안정성 등을 고려하여 플로피디스크, 플래시메모리 등의 사용을 금지한다.

․디지털 기록에 대한 위․변조 위험성 등을 고려하여 재수록 가능한 디지털 기록매체 사용을 자제하고, 만약 사용할 경우에는 재사용하지 않는다.

․디지털 기록매체 선택 시, 시청각기록물의 용량․이용 편의성 등을 고려하여 『디지털 기록매체 요구기준』을 준수하는 최선의 기록매체를 선택한다.

․디지털 기록물은 아날로그 보다 멸실 위험성이 높은 것을 감안하여 상호보완 되도록 장기적 보존이 보장되는 저장매체에 이중 보존하여야한다.

② 디지털 시청각기록의 저장 포맷

․디지털 시청각기록물은 기록물의 품질(화질, 선명도, 가청도 등), 보존 및 활용의 효율성, 개방형 표준 여부 등을 고려하여 디지털 저장 포맷을 선택하여야 한다.

․본 지침에서 제시하는 파일포맷은 중요 디지털 시청각기록물의 보존관리를 위하여 표준여부, 보급정도, 효율성, 손실성, 개방성 등을 고려하여 기록관리 단계별로 적절한 파일포맷을 제시한다.

- 촬영, 등록 및 보존 단계에서는 무압축 또는 무손실 압축의 파일포맷을 권장하며, 여기에서는 보존단계를 기준으로 한다.

- 활용 단계에서는 온라인 서비스 등을 고려하여 손실 압축 파일포맷도 허용된다.

※ 디지털 카메라를 사용한 정지이미지는 2M 픽셀 또는 최소 1,600×1,200 픽셀 이상으로 생산 및 보존하여야 한다.

․정지이미지

구 분	포 맷
보존단계	TIFF UNC JPEG DCT BL in JFIF JP2 J2K C LL in JPX FFJ 등
활용단계	JPEG DCT BL in JFIF JP2 J2K C LSY in JPX FFJ 등

․사운드

구 분	포 맷
보존단계	WAVE-LPCM 등
활용단계	MP3, AAC 등

․동영상

구 분	포 맷
보존단계	MXF MPEG-2 (고품질 profile) MPEG-4 AVC (고품질 profile) 등
활용단계	AVI WMV 7/8/9 등

3. 시청각기록물의 등록 및 정리

공공기관이 업무수행과 관련하여 시청각기록물을 생산하는 경우 생산자는 기록물관리법 시행령 제19조제2항 및 제20조에 따라 시청각기록물을 전자기록생산시스템으로 등록․관리하여야 한다.

가. 등록대상 선정

① 사진․필름류 및 정지이미지

․사안별로 촬영된 사진 및 필름 중에서 보존대상 기록물로 적합한 작품을 선정하여 등록

․선별 작업에 어려움이 있을 경우에는 촬영된 그대로 등록

② 영화․비디오․오디오류 및 동영상

․촬영․녹화 또는 녹음된 기록물을 편집한 후 새로운 기록매체에 저장하여 등록

․편집 장비를 보유하지 아니한 경우에는 편집되지 아니한 상태 그대로 등록

③ 접수한 시청각기록물

․처리과에서 접수한 경우 접수와 동시에 상태 그대로 등록

․기록관이 접수한 경우 기록관리시스템에 획득 시점에 등록

나. 전자기록생산시스템 등록

․현재 전자기록생산시스템은 전자문서시스템과 업무관리시스템이 존재한다. 이중 업무관리시스템에는 시청각기록물을 별도로 등록관리를 위한 체계가 반영되지 못한 상태이다.

․향후 업무관리시스템에 시청각기록물을 등록할 수 있도록 기능을 개선하거나 별도의 시청각기록물 관리 시스템을 개발․보급할 경우 본 지침은 수정․보완될 것이다.

① 시청각기록물의 등록

아래에 정리된 등록절차는 전자문서시스템을 기반으로 정리된 것이며, 단계별 화면 예시는 붙임2를 참조한다.

1) 시청각기록물 전용 기록물철을 생성한다.

① 전자문서시스템의 대장에서 「기록물철등록부」 선택

② 기록물철등록부 화면 우측 상단의 「등록」 버튼 선택

③ 기록물철등록 화면에서 기록관리 등록사항을 입력하여 시청각기록물철 생성

2) 시청각기록물을 등록대장에 등록한다.

① 전자문서시스템의 전자결재에서 「등록대장」 선택

② 등록대장 화면 우측 상단의 「등록」 버튼 선택

③ 기록물등록 화면에서 기록관리 등록사항 입력 및 기록물 첨부를 추가하여 시청각기록물 등록 완료

∙아날로그 경우 : 제목, 내용요약, 촬영일시 및 장소, 주요 인물정보 등이 수록된 목록파일만 첨부

∙디지털 경우 : 전자파일명, 제목 등 기록물 내용정보가 수록된 목록파일과 함께 해당 전자파일을 검색하여 첨부

※ 첨부파일이 대용량인 경우 3.2.2. 참조

② 디지털 시청각기록물의 등록

․각급기관에서 사용하는 전자기록생산시스템은 원활한 시스템 운영을 위하여 1회에 탑재 가능한 전자파일의 크기를 제한하고 있다.

※ Smartflow(우리구) : 내부결재 - 6MB 미만

대내시행 - 6MB 미만

대외시행 - 6MB 미만

․이 경우 디지털 시청각기록물을 별도의 전자매체에 저장하여 아날로그 시청각기록물을 등록하는 것과 동일한 방식으로 등록․관리하여야 한다.

․디지털 시청각기록물 유형별 저장매체

1) 정지이미지 : CD-R, DVD-R 등에 수록하여 등록

예) ▪단일 이미지가 대용량인 경우(고해상도 대형 이미지, 대면적지도 고해상도 스캐닝 이미지 등)

▪단일 이미지파일 용량은 적지만, 여러 이미지 파일을 한번에 등록할 경우

2) 사운드 : CD-R, DVD-R, DAT 등에 수록하여 등록

예) ▪장시간 회의, 연설, 강연 등을 고품질로 녹음한 경우

▪보존가치가 있는 국악 등의 음반 CD

3) 동영상 : DVD-R, HD-DVD, 디지털비디오테이프 등에 수록하여 등록

예) ▪장시간 회의, 연설, 강연 등을 고품질로 녹화한 경우

다. 시청각기록물의 정리

① 시청각기록물의 등록번호 표기

1) 사진 또는 필름류

․사진 또는 필름 기록물은 사진 뒷면이나, 당해 사진․필름 등을 넣은 보존용 포장재료(보존봉투 등)의 좌측 상단의 여백에 생산 또는 접수 등록번호를 표기한다.

․사진․필름 등을 종이에 부착하여 관리하는 경우 해당 종이의 좌측 상단 여백에 생산 또는 접수 등록번호를 표기한다.

2) 오디오․비디오․영화필름류

․테이프․음반․영화필름 등은 당해 기록물의 보호케이스나 보존용기에 생산 또는 접수 등록번호를 포기한다.

3) 디지털 기록매체

․테이프․디스크․디스켓류의 기록물은 당해 기록물의 보호케이스나 보존용기에 생산 또는 접수 등록번호를 포기한다.

<시청각기록물의 등록번호 표기방법>

• 생산등록번호                    • 접수등록번호

	↑ ｜ 1.5㎝ ｜ ↓	등록	(등록번호)
			(등록일자)
		←------------ 3.5 ㎝ -------------→

	↑ ｜ 1.5㎝ ｜ ↓	접수	(접수번호)
			(접수일시)
		←----------- 3.5 ㎝ -------------→

② 시청각기록물의 편철 및 관리

1) 사진․필름류

․사진․필름류의 안전한 보관을 위하여 『사진․필름의 보존관리 지침』에 따라 재질별로 적절한 포장 재료를 선택하여 보관하여야 한다.

․사진․필름류의 편철은 『전자․비전자 기록물의 편철 지침』의 방법에 따라, 시청각기록물 보존용 포장재를 이용하여 배열하여야 한다.

․사진․필름류의 배열은 관련 내용이 이해될 수 있도록 행사진행 흐름에 맞추어 이미지를 정리하여야 한다.

․보존용 포장 재료의 왼쪽상단에는 생산기관 생산년도, 필름종류, 수량, 생산장소 등을 기입한다.

․사안별 편철된 보존봉투는 기록물철단위로 발생순서에 따라 관리한다.

35㎜ 120㎜ 4×5(원판필름)	⇨		⇨
<사진․필름>		<보존봉투>		<편철모습>

[ 그림1. 보존봉투를 이용한 편철모습 ]

<사진첩>		<편철모습>

[ 그림2. 사진첩을 이용한 편철모습 ]

2) 영화필름

․취급부주의에 의한 훼손에 유의 하면서, 한편의 영화가 여러 개의 롤로 나누어져 있을 경우 각 롤마다 번호를 부여하여 등록한다.

예) 3롤로 이루어진 경우(관리번호별 기록물철명) : 겨레(3-1), 겨레(3-2), 겨레(3-3)

․영화필름은 ORIGINAL, DUPE, MASTER, PRINT 순으로 정리하며, 같은 내용의 경우 하나의 관리번호를 부여 한다

․보호케이스는 플라스틱(폴리에틸렌 등)으로 된 캔을 사용 한다

․필름 캔의 중앙상단과 배면에 등록번호, 제목 등을 표기한다.

․필름 캔은 세우지 말고 뉘어서 보관한다.

	⇨		⇨
<매체>		<보호케이스>		<보관모습>

[ 그림3. 영화필름 편철모습 ]

2) 오디오․비디오 등 자기매체

․오디오․비디오 등은 사안별(행사 및 프로그램 등)로 촬영하여 편집 완료된 테이프, 디스크 등을 주어진 보호케이스에 넣어 관리한다.

․녹음 및 녹화 시간이 길어서 여러 개 테이프에 나누어 기록된 경우 각 테이프마다 관리번호를 부여한다.

예) 3개로 구성 경우(관리번호별 기록물철명) : 겨레(3-1), 겨레(3-2), 겨레(3-3)

․매체 자체와 보호케이스의 앞면에 제목, 생산년도, 필름종류, 수량, 생산장소 등을 표기한다.

․등록된 오디오․비디오기록물은 기록물철단위로 발생순서에 따라 관리한다.

․서가 또는 보관함 등에 세워서 보관한다.

․자기장 발생원이 없는 곳이나, 자기장 발생원으로부터 가능한 한 떨어져서 보관한다.

․테이프는 완전히 감은 상태로 보관하며, 매 3년마다 테이프를 되감아 주기한다.

	⇨		⇨
<매체>		<보호케이스>		<보관모습>

[ 그림4. 오디오 기록물 편철모습 ]

	⇨		⇨
<매체>		<보호케이스>		<보관모습>

[ 그림5. 비디오 기록물 편철모습 ]

3) 광매체

․광매체는 주어진 개별 보호케이스에 넣어 보관한다.

․매체 자체와 보호케이스의 앞면에 제목, 생산년도, 필름종류, 수량, 생산장소 등을 표기한다.

․등록된 오디오․비디오기록물은 기록물철단위로 발생순서에 따라 관리한다.

․최초 수록된 디스크를 원본으로 간주하여 별도 보관하고, 사본을 제작하여 이용하라.

․원본 디스크를 사용할 경우 표면에 스크래치 또는 지문 자국 등으로 오염되지 아니하도록 보풀이 없는 면장갑을 착용한다.

․사본 등의 디스크를 맨손으로 취급한다면, 디스크의 기록면(반사면)을 만지지 아니하도록 주의하여 사용하고, 완료된 후 즉시 보호케이스에 넣어 관리한다.

․케이스에 넣어 수직상태로 보관한다.

․디스크는 구부리거나 휘지 말고, 취급시 중심 구멍과 가장자리를 이용한다.

․디스크 기록면에는 라벨을 붙이거나, 펜이나 매직펜 등을 이용하여 디스크에 직접 쓰지 아니한다.

․건조하고 시원하며, 먼지 등이 없는 곳에 보관한다.

․광매체 기록면에 먼지, 오물, 지문 등으로 오염된 경우 카메라 렌즈용 티슈 등을 사용하여 오염원을 제거한다.

․오염원 제거 시, 디스크의 중심에서 바깥 방향으로 스크래치가 발생하지 아니하도록 닦는다.

․기름이 섞인 오염원은 카메라 렌즈 세척용액과 티슈 등을 사용하여 제거할 수 있다.

읽기/쓰기 시

오류 발생

읽기/쓰기 시

영향 적음

읽기/쓰기 방향

스크래치

[ 그림6. 광매체 스크래치의 영향 ]

	⇨		⇨
<매체>		<보호케이스>		<보관모습>

[ 그림7. 광매체의 편철모습 ]

4. 시청각기록물의 보존시설 및 환경

․시청각기록물은 가장 약한 기록형태의 하나이고, 보존환경에 따라 퇴화가 촉진될 수 있다. 즉 몇몇 재료들이 인접하여 관리될 경우 유독한 화학반응을 일으킬 수 있고, 잘못 관리될 경우 복원 불가능하게 훼손될 수 있다.

․각급기관에서는 시청각기록물의 보존을 위한 전문적인 보존시설 및 환경 기준을 충족시키지 못할지라도, 시청각기록물의 훼손으로부터 보호할 절차와 수단을 만들어야 한다.

가. 시설․장비 기준

기록물관리기관에서 시청각기록물을 안전하게 보존관리할 수 있도록 공공기록물 관리에 관한 법률(기록물관리법)에서는 기록관의 시설․장비에 대한 기준을 정하고 있다.

1) 공공 기록물 관리에 관한 법률 제28조(기록물관리기관의 시설․장비)

2) 시행령 제65조(기록물관리기관의 보존시설․장비 및 환경기준)

3) [특수]기록관 시설․환경 표준 지침 참조

4) 사진․필름의 보존관리 지침 참조

나. 보존환경

보존환경이란 기록물의 보존수명에 직․간접적으로 영향을 미치는 외부의 환경요인을 말한다. 따라서 기록물 유형별로 적정 보존환경을 설정 및 관리하여야 한다.

1) 물리․화학적 환경

․온도, 습도 등은 물리적인 요인으로 기록물 보존에 가장 큰 영향을 미친다.

- 높은 상대 습도는 필름 재료들에 곰팡이나 다른 균류의 성장을 촉진시키거나, 자기테이프의 산화를 야기한다.

시청각 기록매체별 최적 온습도 조건

기록매체	최적온도범위(℃)	최적습도범위(%,RH)
흑백 사진․필름	13~17	35~45
컬러 사진․필름	-2~2	25~35
자기 매체	13~17	35~45
광 매체	13~17	35~45

※ 비고 : 변화율은 각각 10% 이내

․유해기체, 빛 등은 화학적인 요인으로서 기록물의 보존수명에 영향을 미친다.

- 화석연료를 태울 때 발생하는 황산화물, 질소산화물 등의 유해기체 및 흡연, 요리, 불안정한 물질(도장 마감재, 접착제 등)에서 나오는 기체 등 차단

- 태양, 형광등 등에서 방출되는 자외선(10~400 nm) 차단

2) 전자기적 환경

․전기장, 자기장 등은 광자기 및 자기매체에 수록된 내용의 안정성에 큰 영향을 미친다.

- 정전기 방지를 위한 재료를 사용하여 정전기를 차단하고, 자기장 발생원(자석 및 전자석 등)으로부터 격리

3) 기타 환경관리 사항

․해충, 곰팡이 등 생물학적 요소들에 의한 영향을 예방하기 위하여 청결상태 유지 및 음식물 등 유입 차단

․열 손실 및 유입, 먼지, 분진 등의 오염물질의 유입 차단

․최적 보존환경조건 유지를 위한 주기적 점검 및 모니터링 체계 마련

다. 보관함 및 보존용 포장재

처리과는 물론 기록관 단계에서도 최적의 온․습도 조건을 충족시키는 시설․장비를 갖추는 것은 현실적으로 어려움이 있다. 이러한 경우 보관 및 보존 환경은 급격한 온․습도 변화, 직사광선, 먼지, 유해가스, 전자기장 등으로부터 안전한 청결한 공간에 관리하는 것이 중요하다.

1) 보관함

․시청각기록물용 보관함

- 사진필름, 비디오 및 오디오 테이프 등의 시청각기록물은 온․습도가 중요하므로 온․습도 조절이 가능한 보관함에 넣어 관리한다.

- 온․습도 조절 기능이 없는 보관함인 경우에는 간단한 제습기나 가습기 등을 이용하여 습도만이라도 조절하라.

2) 보존용 포장재

․시청각기록물을 외부의 유해요소와 접촉을 막고 기록물 주위에 보존공간을 형성할 수 있는 중성용지 등으로 제작된 보존용 재료를 활용하는 것이 적절하다.

․사진․필름 재질별 보존용 포장재는 사진․필름의 보존관리 지침을 참조하고, 아래의 규격에 부합하는 보존봉투를 사용한다.

- 사진․필름류를 편철하는 경우 맨 위에는 색인목록을 놓고 목록순서에 따라 기록물을 배열한다.

※ 사진․필름류 보존봉투 : 시행규칙 [별표9]

분류번호표시     ③

①             [앞면]                         [뒷면]

②                                    (중성지 150g/㎡)

※ 사진․필름크기별 봉투 규격              [ 단위 : cm ]

사진․필름 종류	세로①	가로②	덮개③
5″× 7″이하 사진 원판, 35mm, 120mm 필름	15	21	13
8″× 10″이하 사진	27	22	4
8″× 10″이상 사진	동일재질로 크기에 맞추어 제작함

∙사진․필름류의 색인목록 : 시행규칙 [별지 제1호서식]

기록물철 제목

분류번호 :                                 (생산연도 :         )

일 련 번 호	등록번호	제 목		사진 설명	사진 형태	비 고

․보호케이스가 존재하는 테이프․디스크․디스켓․영화필름 등의 시청각기록물은 주어진 보호케이스를 이용한다.

※ 테이프․디스크․디스켓류의 분류번호 표시방법 : 시행규칙 [별표10]

가. 일반규격					나. 소형규격
↑ ｜ ｜ ｜ 2.5㎝ ｜ ｜｜ ↓	분류번호			↑ ｜ 1.5㎝ ｜ ↓	분류	(분류번호)
	생산연도					(생산연도)
	처 리 과				←-------- 3.5㎝ -------→
	←----------- 5㎝ -------------→

∙오디오․영화․비디오류 등의 색인목록 : 시행규칙 [별지 제1호서식]

기록물철 제목

분류번호 :                                (생산연도 :         )

일 련 번 호	등록번호	제 목	내 용 요 약	비 고

5. 시청각기록물의 이관

가 이관을 위한 포맷 및 매체

① 이관포맷

․생산 및 보존 단계에서는 무압축 또는 무손실 압축의 파일포맷을 이용하여야 한다.

② 이관매체

․시청각기록물을 생산할 경우에는 다양한 종류의 디지털 기록매체를 이용하여 생산할 수 있다.

․다만, 이관 및 보존을 위해서는 『디지털 기록매체 요구기준』을 준수하는 최선의 기록매체를 선택하여 이중 보존하여야 한다.

나. 이관시기

① 처리과 → 기록관

․일반처리과는 보존기간의 기산일로부터 2년의 범위 내에서 보관 후 기록물철 단위로 이관한다.

․시청각기록물 생산 전담부서(공보관실 등)는 5년간 자체적으로 보존․활용하다가 이관한다.

- 다만, 디지털 시청각기록물의 경우 사본을 제작하여, 진본은 다음해에 기록관으로 이관하고 사본은 자체 보관 및 활용할 수 있다.

② 기록관 → 영구기록물관리기관

․공공기관의 장은 보존기간 30년 이상인 시청각기록물을 보존기간의 기산일로부터 5년 경과하기 전에 관할 영구기록물관리기관으로 이관한다.

- 다만, 시청각기록물 생산 전담부서에서 보관되는 시청각기록물은 기산일로부터 5년 경과하기 전에 기록관 또는 특수기록관과 협의하여 영구기록물관리기관으로 직접 이관할 수 있다.

③ 시청각기록물의 이관시기 연장

시청각기록물 보존시설 및 장비의 기준에 적합한 서고와 관리장비를 갖춘 경우 또는 공공기관의 업무활용 등의 목적으로 이관시기의 연장이 필요하다고 인정되는 때에는 보존기간 기산일부터 10년의 범위 내에서 이관시기를 연장할 수 있다.

다. 이관절차

① 시청각기록물 생산목록 관리

․처리과는 전자문서시스템에서 정리 완료된 전년도 시청각기록물의 생산현황을 매년 3월말까지 소관 기록관 또는 특수기록관으로 통보하여야 한다.

․기록관 또는 특수기록관은 취합된 결과를 매년 5월말까지 영구기록물관리기관으로 전년도 시청각기록물의 생산현황을 통보하여야 한다.

② 전자문서시스템을 통한 기록관 이관

1) 처리과의 문서관리 담당자는 등록된 시청각기록물에 대하여 전자문서시스템의 문서관리에서 기록물이관/기록물철정리를 선택하여 시청각기록물철의 당해 색인목록 및 철별 표지를 인쇄한다.

2) 아날로그 및 기록매체로 관리되는 디지털 시청각기록물의 경우 색인목록에 따라 시청각기록물을 보존상자에 표지․목록과 함께 차례로 배열한다.

3) 시청각기록물의 보존상자 정리 등 이관준비가 완료되면, 전자문서시스템의 기록물이관에서 이관처리를 수행한다.

- 전자문서시스템에 직접 탑재한 시청각기록물은 목록을, 아날로그 및 기록매체에 저장된 디지털 시청각기록물은 목록과 기록물을 시스템에서 이관처리 완료 직후에 기록관으로 이관한다.

4) 기록관담당자는 생산목록, 이관목록 및 시청각 기록물 원본을 비교 검토하여야 한다.

- 오류 및 미비사항 발견 시 수정․보완 후 재이관되도록 조치하여 검수작업을 완료하여야 한다.

- 전자문서시스템으로 직접 이관되거나 기록매체에 저장되어 이관된 모든 디지털 시청각기록물은 진본 확인절차, 메타데이터 오류, 바이러스 검사 등의 품질검사를 수행한다.

라. 이관 후 보존관리

․검수작업이 완료된 시청각기록물은  시청각 기록물의 정리 방법에 따라 시청각기록물 매체 종류별로 구분하여 적절한 보존환경 속에서 관리하여야 한다.

[붙임1]

시청각 기록물의 등록 방법 (예시)

1) 시청각 기록물 전용 기록물철 생성 화면(예시)

․기록물철등록부 등록사항

∙단위업무 : 화면 우측의 마우스 버튼을 클릭하여 선택

∙기록물철 제목 : 시청각기록물의 철명 입력

※ 시청각기록물의 철명은 행사, 프로그램 단위로 설정

연도별 정기행사는 기록물철명에 생산년도 병행표기

∙기록물형태 : 사진․필름류 시청각기록물 또는 녹음․동영상류 시청각 기록물 중 하나 선택

∙업무담당자 : 시청각 기록물을 생산․등록 작업담당자 기입

∙생산년도 : 시청각 기록물 생산년도 입력

∙보존기간 : 기록물관리법령의 보존기간별 책정기준 및 중요도에 따라 보존기간을 책정하여 입력

2) 시청각 기록물의 등록 화면(예시)

․기록물 등록대장 등록사항

<일반 등록사항>

∙제 목 : 시청각 기록물의 제목 입력

∙기록물철 : 화면 우측 마우스 버튼을 클릭하여 기록물철 선택

∙등록구분 : 사진․필름류, 녹음․동영상류 중 하나 선택

∙문서구분 : 대외, 대내, 민간 중 하나 선택

∙등록일자 : 자동 설정

∙업무담당자 : 시청각 기록물을 생산․등록 작업담당자 기입

∙상신일자 : 자동 설정

∙결재자 : 입력 불필요

∙결재일자 : 자동 설정

∙발신자 : “내부결재”로 입력

∙생산년도 : 자동 설정

∙쪽  수 : 사진, 필름, CD․DVD 등 수량 입력

예) 20매, 10롤, 5장 등

∙생산기관 등록번호 : 입력 불필요

∙문서과 배부번호 : 입력 불필요

∙공개구분 : 공개, 비공개, 부분공개 중 하나 선택

∙정보공개 : 사전공개 여부 판단하여 선택

∙특수기록물 : 대통령관련 등 여러 항목 중 하나 선택

<시청각기록물 추가등록사항>

∙내용요약 : 해당 시청각 기록물에 대한 내용 설명

∙기록물형태 : 사진․필름류 및 녹음․동영상류에 따라 구분된 매체유형 중 선택(복수선택 가능)

Ⅲ		기록물 등록의무 이행 지침

1. 기록물의 등록 의의

가. 기록물관리의 출발

나. 기록물과의 연계성부여로 공식적 효력 확인

다. 기록물의 식별정보 구축

2. 등록의무 대상 기록물

가. 업무수행 과정에서 생산 또는 접수한 모든 기록물

- 공공기관이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보자료와 행정박물

나. 대통령, 국무총리, 중앙행정기관장, 지방자치단체장, 교육감 및 교육장 등 주요 직위자의 업무관련 메모, 일정표, 방문객 명단 및 대화록  ▷ 총무과

다. 조사연구검토서 작성 사안과 관련된 문서가 결재, 검토 과정에서 반려되거나 중요한 내용을 수정하기 위하여 재작성된 경우 반려 또는 재작성 전의 원본 문서

라. 공공기관의 업무계획 ▷ 기획감사실

- 연두, 월간, 주간업무계획(결재문서)

- 간행물 형식으로 발간한 업무계획서

- 주민 설명회 및 홍보용으로 제작된 홍보동영상 및 CD류

※ 기록물 형태가 틀린 경우 같은 내용이라도 별도 등록하여야 함

3. 등록 시기

가. 일반문서

- 결재권자가 결재하거나 보고받은 기록물 : 결재 또는 보고가 끝난 후

- 반려된 문서 또는 재작성전의 원본 문서 : 반려된 직후 또는 재작성된 문서로 교체된 직후

- 접수문서 : 접수와 동시

나. 시청각 기록물

- 사진·필름류 : 촬영물 중 보존대상 기록물로 적합한 작품 선정 후

- 영화·비디오·오디오류 : 촬영·녹화 또는 녹음된 기록물을 편집하여 기록물이 완성된 후 (편집장비 미보유시 편집되지 않은 상태로 등록 가능)

4. 첨부물 분리 등록

가. 분리등록 대상

- 본문과 형태나 규격 등이 달라 문서와 같이 등록 할 수 없는 기록물

- 예 : VTR, CD-ROM, 녹음테이프, 종이도면

나. 분리등록 방법

- 본건에 첨부물 분리등록번호 추가하여 등록

다. 등록시 유의 사항

- 기록물을 등록하기 위해서는 해당기록물에 대한 분류편철(기록물철 지정)을 수행하여야 하며, 전자문서의 경우 결재전에, 종이 기록물의 경우 결재와 동시에 분류하여 편철정보를 전자문스시스템에 기입하여야 함

- 등록시 결재문서와 관련한 검토서, 회의록, 시청각자료 등을 첨부하여야 하며, 이미 등록된 경우는 생략 가능

- 대장류, 카드류 등도 파일화할 경우, 전자문서로 등록할 수 있음

라. 분리등록기록물의 관리

- 첨부물 분리 등록시에 제목이 본문에 기재되어 있는 첨부 기록물은 제목을 일치하여 등록하여야 하며, 첨부물에 분리등록하여 부여된 분리등록번호를 기입하여 관리하도록 하여야 함

- 첨부물 분리등록은 건단위로 이루어지므로 단위업무별-단위사안별 기록물 편철시 첨부물이 흩어지지 않도록 유의하고, 가급적 동일한 보존상자에 편성하도록 관리